Im agilen Strukturen geht es darum Verantwortlichkeiten in den täglichen Arbeitsroutinen richtig zu übernehmen. Daran scheitern viele Projekt. Doch es gibt verschiedene Lösungskonzepte. Eine Variante ist die Umsetzung mit dem Productowner. Er ist eine zentrale Rolle und wird jetzt hier kurz als PRO definiert. Wenn unten stehende Regeln funktionieren, dann können agile Teams optimal zusammenarbeiten. Die Arbeitsstruktur baut auf Getting Things Done GTD und der Technischen Lösung ASANA auf. Die einzelnen Mitarbeiter sind weiterhin in Gruppen organisiert.
Definition des Hauptverantwortlichen alias Productowner.
Productowner ist eine Person
- Der für ein Thema oder eine Aufgabe verantwortlich.
- Der PRO hat dafür ein (berufliches) Interesse, dass das Projekt oder Thema bis zum Ende verfolgt wird.
- Der PRO sieht und erkennt die Notwendigkeit einer Entscheidung/Anforderung sieht und verfolgt diese konsequent.
Productowner ist nicht unbedingt derjenige, der
- Das ein Thema oder eine notwendige Aufgabe anspricht
- Der gerade daran aktiv daran arbeitet
- Der gerade die (Teil-) Verantwortung hat
Die Zuordnung der Verantwortlichkeit einer Aufgabe zu einem Productowners geschieht:
- Durch aktives Nehmen der Aufgabe. Gewünschtes Vorgehen im agilen Arbeiten.
- Durch Verteilen innerhalb von Hierarchien oder Unternehmensbereichen
- Nicht zugeordnete Aufgaben sollten nach einigen Arbeitstagen von einem GPO (General Productowner oder zuständigen Verteiler) in einem Team oder einer Abteilung zugewiesen, wenn diese unzugeordnet existieren. Dies braucht nicht unbedingt von einem Vorgesetzten gemacht werden, denn es geht nur darum, dass ein Thema nicht vergessen wird. Derjenige, der es zugeordnet bekommen hat steht dann vielleicht in der Verantwortung das Thema jemanden zuzuordnen, welcher wirklich dafür Verantwortung übernehmen kann. Basierend auf Wissen, Erfahrung, Zuständigkeit.
Vorbereitungen für Teamentscheidungen
Bei bevorstehenden Entscheidungen im Team gilt:
- Der Productowner übernimmt den Weg der Entscheidungen
- Wenn der Productowner die Entscheidung nicht übernehmen kann und jemand anderes das als wichtig erachtet und übernimmt, dann wird derjenige auch als Produktowner eingetragen.
- Für Ideen, die nicht vom Productowner kommen sollte vor einer Entscheidung jemand gefunden werden, der diese übernimmt? Dies kann durch Nehmen der Idee oder durch Verteilen innerhalb der Teams geschehen
- Der Productowner ist zuständig zu klären, ob die Entscheidung alleine
oder im Team zu treffen ist. - Entscheidungen im Team brauchen einen geeigneten Rahmen (inhaltlich, zeitlich, räumlich) der vom Team vorher festgelegt wird.
- Für einen Entscheidungsprozess im Team sind folgende innere Einstellungen hilfreich:
- Offenheit für neue Ideen. Entwicklung geschieht, indem ein Team neue Ideen analysiert, dafür /dagegen entscheidet, dann umsetzt und nach gegebener Zeit nochmals überprüft.
- Eine hilfreiche Kommunikationsstruktur. Jeder Vorschlag braucht Raum komplett vorgestellt zu werden. Ziel ist es immer, für Entscheidungen einen Rahmen zu schaffen, so dass neue Ideen nicht sofort in Teilbereichen kritisiert werden und somit die Gesamtidee nicht gesehen wird.
- Ist eine Kommunikationsstruktur noch nicht vorhanden, kann diese durch einen Moderator gewährleistet werden. Der Produktowner hat immer die Möglichkeit diesen einzuladen.
- Kritik ist ein hilfreiches Mittel, wenn es als konstruktive Kritik eingesetzt wird oder als relevanter Einwand gekennzeichnet wird.
- Gute Vorbereitungen der Entscheidung. Durch geeignete Vorbereitungen kann gewährleistet werden, dass die anderen Teammitglieder das Problem und die Lösung dazu verstehen. Dies beinhaltet auch geeignete Handlungsoptionen und Alternativen.
Entscheidungen treffen
- Grundsätzlich gilt für Entscheidungen: Besser ist es eine Entscheidung zu fällen, als nicht zu entscheiden. Dabei unterscheidet man auch Entscheidung und Erledigung.
- Entscheidungen haben Vorrang.
- Tasks zur Erledigung werden in geeigneten Prozessen priorisiert und danach abgearbeitet.
- Eine Entscheidung entsteht nach vollständigem Konsens. Ansonsten entscheidet der Productowner dafür oder dagegen. Alternativ kann eine Entscheidung auf einen späteren Termin verschoben werden, wenn es zeitliche oder logische Abhängigkeiten gibt. Ist eine Entscheidung gefallen gilt diese als Entschieden. Siehe dazu auch die Widerspruchsregelungen.
- Der Productowner kann die Entscheidung innerhalb eines geeigneten Rahmens fällen, wenn er dabei ……
- … die Auswirkungen und Tragweite seiner Entscheidung berücksichtigt
- … ausreichend Hintergründe und Informationen gesammelt hat oder kennt
- … und die Grenzen seiner Entscheidungsmöglichkeiten kennt. (z.B. Budget)
- Sollte die Entscheidung nach gemeinschaftlichen Konsens getroffen werden gelten die zuvor genannten Aspekte natürlich auch. Zusätzlich ist wichtig, dass es keine Enthaltung bei einer Entscheidung gibt. Also zumindest ein Daumen hoch oder nach unten um klarzustellen, wie der Standpunkt zur Entscheidung ist. Danach verbalisiert der Productowner das Ergebnis nochmals „deutlich“ und fasst diese für das Team zusammen.
- Transparenz in Entscheidungen ist für ein Team und Unternehmen wichtig. Daher ist eine geeignete Dokumentation gerade bei abgelehnten Entscheidungen für andere Mitarbeiter hilfreich, damit dies nachvollzogen werden kann.
- Offene Entscheidungen werden regelmäßig durchgegangen und durchlaufen den gleichen Prozess nochmals. Beim Verschieben der Fälligkeit wegen externer Gründe ist Transparenz doppelt wichtig und benötigt dafür auf jeden Fall Dokumentation des Hergangs.
Widerspruch nach einer Entscheidung
Ein Widerspruch zu einer Entscheidung von Menschen, die nicht an der Entscheidung beteiligt kann notwendig sein. Damit der Productowner, jedoch in seiner Verantwortung, die er dafür übernimmt genügend unterstützt wird, sind für einen Widerspruch folgende Aspekte wichtig.
- Widerspruch sollte immer direkt an den Productowner gestellt werden
- Ein Widerspruch muss einen „relevanten“ Einwand beinhalten. Relevant bedeutet in diesem Zusammenhang, dass nachweisbare Gründe vorliegen.
- Der Widerspruch sollte „unmittelbar“ nach Bekanntwerden des Problems gestellt werden.
Alle anderen Wege Widerspruch zu leisten sind eher als kontraproduktiv anzusehen. Denn jeder der Verantwortung im und für das Unternehmen übernimmt sollte – auch wenn Dinge nicht optimal gelaufen sind – wertschätzendes und konstruktives Feedback und Widerspruch erwarten können.
Damit dies in einem geeigneten Rahmen abläuft kann wieder die Möglichkeit eines Moderators in Anspruch genommen werden.
Revision von Entscheidungen
- Revision von Entscheidungen sinnvoll als ein Merkmal eines lernenden Unternehmens
- Revision einer Entscheidung ist hingegen notwendig, wenn die Grundlagen einer Entscheidung sich verändert haben.
- Revision einer Entscheidung ist auch noch notwendig, wenn die angenommenen Ergebnisse nicht eintreffen.
Nach diesen Kriterien sollte der Productowner seine Entscheidungen immer wieder überprüfen und somit eventuell mit seinem Team in eine Revision der Entscheidung gehen.
Moderation
Moderation ist ein hilfreiches Tool um Klarheit bei komplexen Entscheidungen zu erlangen oder einer Entscheidung mehr Gewicht zu verleihen. Der Moderator ist dabei nicht Teil des Entscheidungsprozesses, sondern unterstützt diesen nur durch…
- … seine Anwesenheit und fungiert dabei hauptsächlich als Zeuge. Gerade wenn es immer wieder Konflikte wegen Entscheidungen gibt ist dies zu empfehlen, da ein soziales Gewicht zu einer getroffenen Entscheidung hinzugefügt wird.
- … geeignete Fragestellungen und Zusammenfassung von Ergebnissen sowie Visualisierung von Fragestellungen und Entscheidungen. Dabei übernimmt er einen aktiven Moderationspart.
Moderation kann in verschiedenen Aspekten der Entscheidungsfindung sinnvoll sein:
- Beim Findungsprozess
- Bei der Entscheidung
- Bei Widerspruch
- Bei Konflikten
- Bei Verteilung oder Priorisierung der Verantwortlichkeiten und Tasks
Wer kann dabei Moderator sein:
- Jemand aus dem Team, der nicht Teil der Entscheidung ist
- Jemand aus einem anderen Team, der damit eine noch objektivere Rolle einnimmt
- Jemand von Extern, der bei größeren Gruppen oder schwierigen Entscheidungen den Gesamtprozess moderiert
Zum Schluß – Autopoiese
Werden diese Aspekte von Teams ausreichend beachtet ergibt sich daraus ein klares Bild und keine Aufgaben werden vergessen. Natürlich hängt es immer noch von der Menge der Aufgaben ab, die da sind. Aber dann ist jeder Mitarbeiter wieder zuständig die Entscheidung ( Auch im Team) zu treffen, dass bestimmte Themen nicht bearbeitet werden.
Das System funktioniert nur dann, wenn alle an einem Strang ziehen und Management braucht dadurch sich nicht mehr in die Arbeitsabläufe einzumischen und zu delegieren, sondern kann die strategischen Vorgaben für die Entscheidung, welche Themen Vorrang haben setzen.
Kontraproduktiv sind Manager, die sich zu sehr in den Arbeitsfluss einmischen und dem System nicht genügend Raum geben sich selbst zu organiseren. Die Autopoiese -also die Selbststeuerung ist das Wichtigste Grundprinzip dieser Prozesse und damit die grundlegende agile Regel hinter. Und natürlich brauchen interne Regelsysteme ein wenig Zeit, bis Sie sich eingeschwungen haben.