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Productowner als zentrale agile Rolle

27. September 2017 - Allgemein
Productowner als zentrale agile Rolle

Im agilen Strukturen geht es darum Verantwortlichkeiten in den täglichen Arbeitsroutinen richtig zu übernehmen. Daran scheitern viele Projekt. Doch es gibt verschiedene Lösungskonzepte. Eine Variante ist die Umsetzung mit dem Productowner. Er ist eine zentrale Rolle und wird jetzt hier kurz als PRO definiert. Wenn unten stehende Regeln funktionieren, dann können agile Teams optimal zusammenarbeiten. Die Arbeitsstruktur baut auf Getting Things Done GTD und der Technischen Lösung ASANA auf. Die einzelnen Mitarbeiter sind weiterhin in Gruppen organisiert.

Definition des Hauptverantwortlichen alias Productowner.

Productowner ist eine Person

Productowner ist nicht unbedingt derjenige, der

Die Zuordnung der Verantwortlichkeit einer Aufgabe zu einem Productowners geschieht:

 

Vorbereitungen für Teamentscheidungen

Bei bevorstehenden Entscheidungen im Team gilt:

  1. Der Productowner übernimmt den Weg der Entscheidungen
  1. Der Productowner ist zuständig zu klären, ob die Entscheidung alleine
    oder im Team zu treffen ist.
  2. Entscheidungen im Team brauchen einen geeigneten Rahmen (inhaltlich, zeitlich, räumlich) der vom Team vorher festgelegt wird.
  3. Für einen Entscheidungsprozess im Team sind folgende innere Einstellungen hilfreich:

 

 

Entscheidungen treffen

  1. Grundsätzlich gilt für Entscheidungen: Besser ist es eine Entscheidung zu fällen, als nicht zu entscheiden. Dabei unterscheidet man auch Entscheidung und Erledigung.
    • Entscheidungen haben Vorrang.
    • Tasks zur Erledigung werden in geeigneten Prozessen priorisiert und danach abgearbeitet.
  2. Eine Entscheidung entsteht nach vollständigem Konsens. Ansonsten entscheidet der Productowner dafür oder dagegen. Alternativ kann eine Entscheidung auf einen späteren Termin verschoben werden, wenn es zeitliche oder logische Abhängigkeiten gibt. Ist eine Entscheidung gefallen gilt diese als Entschieden. Siehe dazu auch die Widerspruchsregelungen.
  3. Der Productowner kann die Entscheidung innerhalb eines geeigneten Rahmens fällen, wenn er dabei ……
    • … die Auswirkungen und Tragweite seiner Entscheidung berücksichtigt
    • … ausreichend Hintergründe und Informationen gesammelt hat oder kennt
    • … und die Grenzen seiner Entscheidungsmöglichkeiten kennt. (z.B. Budget)
  4. Sollte die Entscheidung nach gemeinschaftlichen Konsens getroffen werden gelten die zuvor genannten Aspekte natürlich auch. Zusätzlich ist wichtig, dass es keine Enthaltung bei einer Entscheidung gibt. Also zumindest ein Daumen hoch oder nach unten um klarzustellen, wie der Standpunkt zur Entscheidung ist. Danach verbalisiert der Productowner das Ergebnis nochmals „deutlich“ und fasst diese für das Team zusammen.
  5. Transparenz in Entscheidungen ist für ein Team und Unternehmen wichtig. Daher ist eine geeignete Dokumentation gerade bei abgelehnten Entscheidungen für andere Mitarbeiter hilfreich, damit dies nachvollzogen werden kann.
  6. Offene Entscheidungen werden regelmäßig durchgegangen und durchlaufen den gleichen Prozess nochmals. Beim Verschieben der Fälligkeit wegen externer Gründe ist Transparenz doppelt wichtig und benötigt dafür auf jeden Fall Dokumentation des Hergangs.

Widerspruch nach einer Entscheidung

Ein Widerspruch zu einer Entscheidung von Menschen, die nicht an der Entscheidung beteiligt kann notwendig sein. Damit der Productowner, jedoch in seiner Verantwortung, die er dafür übernimmt genügend unterstützt wird, sind für einen Widerspruch folgende Aspekte wichtig.

  1. Widerspruch sollte immer direkt an den Productowner gestellt werden
  2. Ein Widerspruch muss einen „relevanten“ Einwand beinhalten. Relevant bedeutet in diesem Zusammenhang, dass nachweisbare Gründe vorliegen.
  3. Der Widerspruch sollte „unmittelbar“ nach Bekanntwerden des Problems gestellt werden.

Alle anderen Wege Widerspruch zu leisten sind eher als kontraproduktiv anzusehen. Denn jeder der Verantwortung im und für das Unternehmen übernimmt sollte – auch wenn Dinge nicht optimal gelaufen sind – wertschätzendes und konstruktives Feedback und Widerspruch erwarten können.

Damit dies in einem geeigneten Rahmen abläuft kann wieder die Möglichkeit eines Moderators in Anspruch genommen werden.

 

Revision von Entscheidungen

  1. Revision von Entscheidungen sinnvoll als ein Merkmal eines lernenden Unternehmens
  2. Revision einer Entscheidung ist hingegen notwendig, wenn die Grundlagen einer Entscheidung sich verändert haben.
  3. Revision einer Entscheidung ist auch noch notwendig, wenn die angenommenen Ergebnisse nicht eintreffen.

Nach diesen Kriterien sollte der Productowner seine Entscheidungen immer wieder überprüfen und somit eventuell mit seinem Team in eine Revision der Entscheidung gehen.

Moderation

Moderation ist ein hilfreiches Tool um Klarheit bei komplexen Entscheidungen zu erlangen oder einer Entscheidung mehr Gewicht zu verleihen. Der Moderator ist dabei nicht Teil des Entscheidungsprozesses, sondern unterstützt diesen nur durch…

Moderation kann in verschiedenen Aspekten der Entscheidungsfindung sinnvoll sein:

Wer kann dabei Moderator sein:

 

Zum Schluß – Autopoiese

Werden diese Aspekte von Teams ausreichend beachtet ergibt sich daraus ein klares Bild und keine Aufgaben werden vergessen. Natürlich hängt es immer noch von der Menge der Aufgaben ab, die da sind. Aber dann ist jeder Mitarbeiter wieder zuständig die Entscheidung ( Auch im Team) zu treffen, dass bestimmte Themen nicht bearbeitet werden.

Das System funktioniert nur dann, wenn alle an einem Strang ziehen und Management braucht dadurch sich nicht mehr in die Arbeitsabläufe einzumischen und zu delegieren, sondern kann die strategischen Vorgaben für die Entscheidung, welche Themen Vorrang haben setzen.

Kontraproduktiv sind Manager, die sich zu sehr in den Arbeitsfluss einmischen und dem System nicht genügend Raum geben sich selbst zu organiseren. Die Autopoiese  -also die Selbststeuerung ist das Wichtigste Grundprinzip dieser Prozesse und damit die grundlegende agile Regel hinter. Und natürlich brauchen interne Regelsysteme ein wenig  Zeit, bis Sie sich eingeschwungen haben.