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Agiles Zeitmanagement

Ich habe jahrelang Zeitmanagement-Trainings in Unternehmen durchgeführt. Und das Erste was ich verändert habe, war die Zeit. Am Anfang waren das noch Trainings mit 2-3 Tagen, doch inhaltlich habe ich das dann auf 3-5 Stunden verkürzt. Denn meine Erfahrung war, dass aus den Zeitmanagement Seminaren sowieso nur diejenigen etwas mitnehmen, die bereit für eine andere Struktur sind. Diejenigen, welche dort nur saßen weil es eine Art Pflicht war, haben das sowieso nicht umgesetzt, oder nur Bruchteile davon. Ich habe mich auch weniger als Trainer, denn als Motivator gesehen. Denn Zeitmanagement ist wirklich einfach und wird sich für eine Einzelperson auch in den nächsten 30 Jahren nicht verändern:

  1. Sammle die Aufgaben, aber verwechsle nicht Eingang (z. Maileingang) mit Aufgabe.
  2. Arbeite die Eingänge regelmäßig ab und erschaffe Dir eine Liste der Aufgaben, Termine und Delegationen.
  3. Alles was nicht dazu passt wird, sofort in eine Ablage verschoben oder gelöscht. Keine ungeklärten Aspekte im Eingang lassen.
  4. Dann regelmäßig Priorisieren und Abarbeiten
  5. Reflektieren und Belohnen

Das wars! – Einzig die Wahl der eingesetzten Techniken ist noch interessant. Doch obwohl diese fünf Punkte immer Bestandteil aller Zeitmanagement Seminaren war – auch bei anderen Trainern – kamen immer wieder Teilnehmer mit der Aussage: „Das ist jetzt mein siebtes Zeitmangementseminar und ich möchte mal sehen, was ich noch verbessern kann.

Aber mal ehrlich – in den Zeiten agiler Arbeitsweisen geht es doch überhaupt nicht mehr darum. Denn die Statistiken beweisen, dass eine Optimierung der Prozesse nur geringfügig durch  eine bessere Strukturierung des einzelnen Mitarbeiters erschaffen wird, wohingegen Veränderungen der Optimierung der Teamzusammenarbeit mit agilen Methoden bis zu 250% Steigerung der Effektivität erreichen können. Also habe ich mich in meiner eigenen Optimierung dem zugewandt, was wirklich funktioniert: Die Optimierung des Einzelnen mit Blick auf das ganze Team.

Und das funktioniert erstaunlich gut. Denn der agile Gedanke, wie er auch in den SCRUM Techniken und dem agilen Manifest definiert ist, bringt es auf den Punkt. Für das Zeitmanagement habe ich mich nur auf die Suche nach nutzbaren Methoden gemacht, die ich auch hier auf der Webseite präsentiere. Beispiele dafür sind.

Und das ist alles erst der Anfang von dem was ein agiles Team an Zeitmanagement erschaffen kann.

Fazit: Es gilt umzudenken und die neuen Methoden des agilen Zeitmanagements mit in die tägliche Arbeit einzubauen. Hilfreich ist hier auch ein agiler Moderator oder Trainer. Dies ist ein Teil meiner Beratungstätigkeit im Unternehmen geworden und der Erfolg der Teams ist sichtbar. Und ich habe noch  nie einen Teilnehmer gehabt, der sagte, dass er das nochmals lernen müsste, da die Methoden einfach und klar sind.