Agile Teams in Kommunikation

Agile Teams arbeiten anders

Erstarrung lösen – Grundlagen für Flexibilität erschaffen

Agile Teams ist das Wort, das durch die Medien geistert. Und doch haben bisher nur Unternehmen, die Teile oder ganz auf diese Arbeitsweise umgestellt haben, eine Vorstellung davon, was es bedeutet. Es ist eine Einstellung im Unternehmen und gleichzeitig auch eine innere Einstellung der Mitarbeiter, welche die dieses Prinzip leben und umsetzen.

Die Grundlagen – Komplexität vs. Kompliziertheit

Im täglichen Arbeitsumfeld gibt es zwei Typen von Herausforderungen. Ich werde die im folgenden einmal überzeichnen:

Komplizierte Prozesse

Dies sind zum einen die mehr oder weniger komplizierten Routinen, welche die Basis einer gut funktionierenden Firmenstruktur sind. Abläufe sind beschrieben, vielleicht sogar durch QM in einen Rahmen gepackt und der Weg von der Bestellung online bis zur Auslieferung ist genau definiert und könnte tatsächlich auch von Robotern gelöst werden. Und so fühlen sich manche Mitarbeiter auch, wenn sie in solchen Positionen sitzen. Und Hand aufs Herz. Manch einer passt auch auf so einen Job.

Gesteuert – und hier wird es spannend – werden diese Routinen über ein hierarchisches Management. Also gehört dazu auch jemand, der entscheidet und sich um die Routinen kümmert, der den Roboter kontrolliert.. Dieser wiederum wird von jemand geleitet, der mehrere Prozesse miteinander orchestriert. Der Begriff Team ist in so einem Zusammenhang meist nur reine Aufgabenteilung und Team-Meetings werden eher als Belastung gesehen, da die “Macht” und Verantwortung ja sowieso an einer anderen Stelle gehortet wird. Eigeninitiative ist dem wunderbaren Roboterroutinen widerstrebend.

Komplexe Prozesse

Wenn ein Ausnahmefall eintritt, der in den komplexen Routinen nicht definiert ist, dann sind Entscheidungen gefragt, Entscheidungen verlangen Verantwortlichkeit, Da diese auf höherer Ebene angesiedelt sind, werden diese oft nach oben weiter gegeben. Das kann funktionieren, solange die Anzahl der Veränderungen nicht überhand nimmt. Doch in unserer sich ständig verändernden Welt sind Abweichungen die Regel. Systeme, die auf reine Kompliziertheit aufgebaut sind werden mehr oder weniger daran scheitern. Neue junge Unternehmen finden flexible Lösungen, weil eben noch keine Starre im System enthalten ist. Kunden wandern weiter, da diese in diesen Systemen besser gesehen werden. Produkte werden innovativer – wie es Toyota mit seiner Strategie der ständigen Verbesserung (Kaizen) anstrebt und damit im Bereich Hybridmotoren z.B. deutschen Marken um 20! Jahre voraus ist. Die Dinosaurier sterben aus,

Hier geht es also darum komplexe Probleme lösen zu können. Und hier sind wieder die Menschen gefragt. Der Mensch mit seinem Gehirn ist für komplexe Lösungen geeignet. Teams, die dieses Prinzip leben können gemeinsam hoch komplexe Probleme lösen, welche ein einziger nicht lösen kann. Verantwortlichkeit, Kreativität und “erhöhte Kommunikation” sind die Basisfaktoren dieses neuen Paradigmas.

Komplexe Teams und agile Methoden

Passenderweise haben sich die Vorgehensweisen für komplexe Teams in einem Bereich entwickelt, den man als Außenstehender Beobachter erst einmal als eher komplizierte Vorgehensweise betrachtet. Und zwar in der IT Softwareentwicklung. Aber gerade da gab es einen abgeschlossenen Kontext, der jedoch im Laufe der letzten 20 Jahre von kompliziert zu komplex mutiert ist und daher neue Lösungen benötigte. Aus einen Agilen Manifest heraus haben sich die Methoden des SCRUM entwickelt, welche die Basisfaktoren definierten und eine passende Kommunikation und Vorgehensweise  erschuf. Diese nennen sich agile Teams.

Agile Teams in der Unternehmensführung

In den letzten Jahren beginnt das agile Paradigma auch Unternehmensführungen zu erreichen. Hier sind die Herausforderungen noch höher. Denn Programmierer arbeiten schon lange in sehr flachen Hierarchien. Doch in Unternehmensführungen sind gerade die Hierarchien und die Machtpositionen, welche diese mitbringen ein großes Hindernis. Agile Teams arbeiten aufgabenorientiert und intrinsisch motiviert. Weisungen sollten in relative Ziele umgewandelt werden und auch das sollten die Teams sich zum Teil selbst erschaffen. Vergleiche der Produktivität sollten nicht mit Plan- und Sollzahlen arbeiten, sondern sich an relativen Vergleichswerten messen wie 15% Umsatzsteigerung oder 10% besser als der am Markt zweiter. Denn das erschafft eine Motivation die lebendig bleibt und die sich mit dem Markt verändert.

Kommunikation ist das Markenzeichen der agilen Teams

Man hat festgestellt, dass es in Meetings viel zu oft um Macht geht und wer was macht wie ein schwarzer Peter verschoben wird. Dabei ist allen Anwesenden klar was zu tun ist oder nicht, Jedoch ist das sich strategisch positionieren manchmal viel wichtiger als die Klärung was zu machen ist. In agilen Teams findet die Kommunikation mehr auf Ebene der Aufgaben statt, diese werden gemeinsam priorisiert, erstellt und übernommen. Die Selbstverantwortlichkeit der Einzelnen steht dabei im Vordergrund, Kommunikation sollte also lösungsorientiert und in einer Eins zu vielen Struktur ablaufen. Dies geht nur wenn die Kommunikation eine Visualisierung beinhaltet, damit es nachvollziehbar bleibt.  Die Methoden dafür sind bekannt und hilfreich.

Der Mensch als Kommunikationshemmer

Was oft noch fehlt sind die inneren Einstellungen der Menschen. Umzudenken von kompliziert, Macht und Einfluss hin zu miteinander, Kommunikation  und Aufgaben. Viele Menschen im Unternehmen leben immer noch nach dem Prinzip ” Was gehen mich die Probleme der anderen an”. Doch genau das hat Systeme kollabieren lassen. Ich habe mit Teams gearbeitet, in denen der Eine nicht wusste, was der andere macht. Feedback untereinander war völlig unbekannt. Gemeinsame Ziele erschaffen wurde den da oben überlassen, da konnte man doch wunderbar dagegen wettern “Was die das wieder verbockt hatten”. Doch die Welt ist anders und Veränderung kann auch einen Dinosaurier treffen

Veränderung ist möglich und agile Teams helfen diesen Weg zu gehen. Die Umstellung sollte als Prozess gesehen werden, denn Menschen ändern sich nicht von heute auf morgen. Doch durch die beschriebene Vorgehensweise entstehen neue Motivationen und Menschen sehen, dass es Lösungen gibt, die sie selbst erschaffen können. Und das verändert!