Studien der letzten Jahre haben gezeigt, dass es im Zeit- und Projektmanagement einen grundlegenden Unterschied zwischen individueller Optimierung und gemeinschaftlicher Optimierung der typischen Themen in diesem Bereich gibt. Denn auch mit vielfältigen Methoden kann ein einzelner Mensch nur ca. 8-10% seiner Arbeitsweisen in einem Jahr verändern, um effektiver zu arbeiten. Und das ist noch positiv gedacht. Die meisten Studien sprechen dagegen. Lernt hingegen ein Team neue Arten der Zusammenarbeit, so kann das bis zu 70% oder mehr Effektivität bedeuten, die oft auch in kurzer Zeit umgesetzt wird.
Denn Menschen arbeiten nach individuell unterschiedlichen Regeln der Selbstorganisation. Einige Regeln davon funktionieren für alle. Doch Menschen reagieren unterschiedlich darauf diese für sich umzusetzen, wenn sie von außen vorgegeben werden. Ebenso ist die Selbstverantwortung für die Selbstorganisation ein entscheidender Faktor.
Ein passendes Mindset ist daher in der individuellen Veränderung der wichtigste Punkt. Zeitmanagement funktioniert als intrinsische Motivation und kann kaum extrinsisch aktiviert werden. Woran man in einem Zeit- oder Projektmanagement Seminar gearbeitet werden kann, ist ein Mindset, das hilft, effektiver zu arbeiten. Wenn danach Lösungswege angeboten oder erarbeitet werden, führt das auch zu Veränderungen. Hier gilt als hilfreicher Faktor: Unternehmenskultur, Führungsriegen-Mindset und Teameinigkeit unterstützen den Veränderungsprozess, so dass Mitarbeiter neue Denkmuster annehmen können.
Faktoren für modernes teamorientiertes Zeitmanagement
In der Schlussfolgerung braucht es daher für eine Änderung eines Arbeitsverhaltens ein paar grundlegende Faktoren, damit eine Wirkung erreicht wird und der Einsatz von Zeit- und Projektmanagement umgesetzt wird.
Folgende Faktoren unterstützen Veränderung:
- Das Team findet gemeinsam neue Wege, wie es anders arbeiten möchte und erschafft einen gemeinsamen Konsens, in dem es noch individuelle Spielräume gibt.
- Die Leitung steht hinter dieser Umsetzung und nutzt diese mit. Menschen orientieren sich nach individuellen Werten, aber auch nach dem Verhalten der Führung.
- Die Umsetzung muss von Werten
geprägt sein. Ein paar einfache Werte, die für effektives Zeit- oder Projektmanagement
stehen sind zum Beispiel:
- Verlässlichkeit: Das benutzte System muss klarstellen, dass es funktioniert und alles beinhaltet, was dazu gehört. Egal ob dazu Papier oder ein digitalisiertes System benutzt wird.
- Einfachheit: Der organisatorische Aufwand sollte gering sein. Komplexer
darf es werden, wenn es dafür einen
sogenannten „long win“ gibt, wie z.B., dass dadurch effizienter als bisher Vertretungsübergänge organisiert werden können oder man als Team effektiver organisiert.
- Zugreifbarkeit. In Zeiten von Homeoffice ist Möglichkeit wichtig von überall darauf zugreifen zu können. Herkömmliche Kanbanboards, die im Teamzimmer hängen sind damit passé.
- Während einer Entscheidung, wie man als Team optimierter zusammenarbeitet, sollte es auch in den nötigen Dissens und die Diskussion dazu geben. Doch wenn ein Team entschieden hat, wie es in Zeit- und Projektmanagement zusammenarbeitet, sollte das als Konsens definiert werden und natürlich auch immer wieder überprüft werden. Agiles Denken zeigt den Weg.
- Kleine statt große Änderungen: Zu große Veränderungen in der Arbeitsstruktur sollten lieber in kleineren Schritten umgesetzt werden. Aus Sicht von Changemangement ist Widerstand zu jeder Änderung zu erwarten und sollte dafür in passenden Schritten umgesetzt werden.
Technische Lösung und deren Einfluss auf die Arbeitsweisen
Der Einfluss der Organisationstechnik, die für das Zeit- oder Projektmanagement genutzt wird, kann dabei helfen effektiver zu arbeiten, wenn es den Werten und Mindsets der Mitarbeiter entspricht und diese Arbeitsweisen unterstützt. Daher auch hier: Erst Mindset, dann technische Lösung. Wenn ein Tool die Integration sozialer Methoden, wie Chat und Austausch zu bestimmten Themen beinhaltet, so ergibt sich dadurch ein Mehrwert für die Mitarbeiter und wird einfacher angenommen, da es einem sozialen Grundbedürfnis Gestalt gibt.