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Phasen der agilen Moderation

28. September 2017 - Agile Methoden, Allgemein
Phasen der agilen Moderation

Moderation hatte schon immer Ansätze der agilen Umsetzung. Stabilität und Flexibilität sind notwendige Sichtweisen der agilen Moderation. Diese drückt sich durch Strukturierung und Kreativität aus. Das bedeutet: Es gibt immer Phasen, um den Gedanken freien Raum zu lassen oder dann auch wieder das zusammenzufassen und auf den Punkt zu bringen. Eine geeignete Kurve sollte wie im Bild oben stattfinden.

Vorbereitungen vor dem Meeting:

Agile Moderationsphase 1 „Einsteigen“

In dieser Stufe der Moderation, werden Ziele geplant und die Erwartungen der Teilnehmer abgefragt. Was sind die Gedanken zum geplanten Ziel und wie kann man das anwenden? Weichen die die Erwartungen der Anwesenden von einander ab, muss der weitere Prozess so geplant werden, dass „alle im Boot“ sind.

Agile Moderationsphase 2 „Was genau ist das Problem“

Zu oft werden Meetings unnütz durchgeführt, gerade weil das Problem nicht klar ist. Daher ist es wichtig die genaue Problemstellung zu kennen. Dieses sollte spezifisch, kurz und knapp und im richtigen Rahmen sein und allgemein als Problem gesehen werden. Aus Sicht des Change Coaches ist es natürlich kein Problem, sondern eine Schwierigkeit oder Übereinkunft, die zu lösen ist. Der Moderation sollte das im Vorfeld definiert haben oder dies z.B. mit Kärtchen von jedem abgefragt haben.

Agile Moderationsphase 3 „Ziel definieren“

Mit der Umkehrung aus dem Problem ein Ziel definieren. Dieses sollte SMART sein oder  wenn menschliche und kreative Aspekte beteiligt sind, mit der Wunderfrage definiert werden. Auch wie beim Problem. Vorher abfragen oder per Karten definieren. Bei meheren Zielen wird eine Agenda festgelegt.

Wenn es schon Themen gibt, werden diese nochmals abgestimmt: Sind alle Themen noch relevant? Und gegebenenfalls ergänzt: „Fehlen Themen auf der Agenda?“ Das Abstimmen oder Zusammentragen der Themen geschieht durch agiles  Agieren. Die Priorisierung und Reihenfolge geschieht meist mittels Mehrpunktabfrage, was maxiamle Flexibilität ermöglicht. So lässt sich im Hier und Jetzt  die Energie der Teilnehmer auf die relevanten Inhalte konzentrieren und die Energie der Gruppe bündeln.

Agile Moderationsphase 4 „Offen für Ideen und sammeln“

Der Schritt „Ideen sammeln“ ist das Herzstück der Moderation. Hier  kannst Du ein Thema mit der Gruppe öffnen und mit unterschiedlichen Methoden Ideen sammeln (Siehe Text Kreativmethoden). Agiles Sammeln von Ideen, Storytelling,  oder auch komplexere Methoden wie Aspekte des Design Thinkings oder die Disney Strategie gehört hier zum Handwerkszeug des Moderators. Wichtig: Erst nur sammeln – strukturieren danach.

Agile Moderationsphase 5 „Gesammelte Ideen wieder strukturieren“

Man nutzt gerne Standardmethoden, wie die Zwei/Vier-Felder-Tafel oder das Netzbild, bzw Mindmap hier. Ziel dieser Phase ist es, das Wissen wieder auf den Punkt zu bringen und durch zusätzliche Ebenen auch weitere Informationsstrukturierung durchzuführen.

Agile Moderationsphase 6 „Planung“

In diesem Schritt der Moderation fragst man explizit nach Beschlüssen und zu ergreifenden Maßnahmen. Je nach Planungmethode schätzt man Aufwände und/oder Fertigstellungstermine oder vereinbart durch „Timeboxen“ den Aufwand. Bei der Planung von Tasks hat sich zum Beispiel in SCRUM das User Story Mapping duchgesetzt.  Dieses verbindet die letzte Ebene mit dieser Phase.

Führe jetzt agile die Phasen 2-6 mehrfach durch um das Thema je nach Zeit immer weiter zu verfestigen.

Agile Moderationsphase 7 „Abschließen“

Das Beenden der gemeinsamen Arbeit wird agil, also prozessbegleitend, geplant. Je nach Zeitbudget und Erfordernis, wird der Moderator eine für die aktuelle Situation geeignete Methode vorschlagen.