Gut vorbereitete Meetings sind meist effektiver als diejenigen ohne Agenda. Doch braucht es manchmal Freiraum für neue Ideen. Damit das nicht aus dem Ruder läuft bietet sich das Agil Coffee Format als Meetingformat mit agilen Aspekten an. Dies ist basierend auf dem Format „Lean Coffee“ von Jim Benson und Jeremy Lightsmith. Lean CoffeeTM ist ein Warenzeichen der Modus Cooperandi.
Ziel dieser Agil Coffee Meetings ist es, kurz und strukturiert ohne großen vorherigen Aufwand Informationen zu verarbeiten und Ergebnisse zu erhalten. Wichtig dabei ist, dass bestimmte Schritte eingehalten werden.
Meeting ohne Agenda. Zusammenkommen um aktuelle Themen agil im Team zu bearbeiten.
1. Erschaffen Sie ein Whiteboard, an dem Sie folgende Spalten eintragen.
Zur Diskussion | In Diskussion | Diskutiert | für nächstes Meeting
2. Jeder schreibt ein bis zwei Diskussionspunkte auf einen Klebezettel. Dies werde dann in die erste Spalte geklebt.
3. Entscheidung: Mit Abstimmung per Hand werden Prioritäten gezählt. Alternativ und je nach Zeitrahmen bekommt jeder 1-3 Klebepunkte und markiert die dazu gehörigen Diskussionspunkte.
4. Priorität festlegen und Zeitrahmen für jeden Punkt festlegen. Entweder Stoppuhr oder einen Zeitwächter bestimmen.
5. Die gerade diskutierten Punkte wandern in die zweite Spalte
6. Innerhalb der Zeit wird informiert oder Aufgaben erschaffen (Vielleicht auf ein weiteres Whiteboard) oder mit einem Ergebnis abgestimmt. Dann komt der Punkt in die dritte Spalte.
Konnte kein Ergebnis gefunden werden und braucht das Thema weitere Zeit kommt es in die Spalte vier.
7. Sollte die Zeit für einen Punkt nur knapp nicht ausreichen kann man durch Anfrage und gemeinsame Entscheidung mit Daumen hoch / runter kurze Verlängerungen (5-10 Minuten) entscheiden
Damit sollten Sie dies agilen agendalosen Meetings mit gutem Zeitmanagement über die Bühne bekommen, so dass ein Meeting wieder das Gefühl von Ergebnissen bringt.