Agiles Zeitmanagement

Ich habe jahrelang Zeitmanagement-Trainings in Unternehmen durchgeführt. Und das Erste was ich verändert habe, war die Zeit. Am Anfang waren das noch Trainings mit 2-3 Tagen, doch inhaltlich habe ich das dann auf 3-5 Stunden verkürzt. Denn meine Erfahrung war, dass aus den Zeitmanagement Seminaren sowieso nur diejenigen etwas mitnehmen, die bereit für eine andere Struktur sind. Diejenigen, welche dort nur saßen weil es eine Art Pflicht war, haben das sowieso nicht umgesetzt, oder nur Bruchteile davon. Ich habe mich auch weniger als Trainer, denn als Motivator gesehen. Denn Zeitmanagement ist wirklich einfach und wird sich für eine Einzelperson auch in den nächsten 30 Jahren nicht verändern:

  1. Sammle die Aufgaben, aber verwechsle nicht Eingang (z. Maileingang) mit Aufgabe.
  2. Arbeite die Eingänge regelmäßig ab und erschaffe Dir eine Liste der Aufgaben, Termine und Delegationen.
  3. Alles was nicht dazu passt wird, sofort in eine Ablage verschoben oder gelöscht. Keine ungeklärten Aspekte im Eingang lassen.
  4. Dann regelmäßig Priorisieren und Abarbeiten
  5. Reflektieren und Belohnen

Das wars! – Einzig die Wahl der eingesetzten Techniken ist noch interessant. Doch obwohl diese fünf Punkte immer Bestandteil aller Zeitmanagement Seminaren war – auch bei anderen Trainern – kamen immer wieder Teilnehmer mit der Aussage: “Das ist jetzt mein siebtes Zeitmangementseminar und ich möchte mal sehen, was ich noch verbessern kann.

Aber mal ehrlich – in den Zeiten agiler Arbeitsweisen geht es doch überhaupt nicht mehr darum. Denn die Statistiken beweisen, dass eine Optimierung der Prozesse nur geringfügig durch  eine bessere Strukturierung des einzelnen Mitarbeiters erschaffen wird, wohingegen Veränderungen der Optimierung der Teamzusammenarbeit mit agilen Methoden bis zu 250% Steigerung der Effektivität erreichen können. Also habe ich mich in meiner eigenen Optimierung dem zugewandt, was wirklich funktioniert: Die Optimierung des Einzelnen mit Blick auf das ganze Team.

Und das funktioniert erstaunlich gut. Denn der agile Gedanke, wie er auch in den SCRUM Techniken und dem agilen Manifest definiert ist, bringt es auf den Punkt. Für das Zeitmanagement habe ich mich nur auf die Suche nach nutzbaren Methoden gemacht, die ich auch hier auf der Webseite präsentiere. Beispiele dafür sind.

  • Erschaffen einer sichtbaren agilen Priorisierung durch Kanban – Boards. Zeigen Sie Ihren Kollegen, was Sie zu tun haben, woran Sie gerade arbeiten und was Sie fertig haben. Dies kann praktisch ein Whiteboard an Ihrem Platz oder eine digitale Lösung, wie Asana sein. Wichtig ist, die Priorisierung muss einfach geändert werden können.
  • Gemeinsames Erschaffen der Aufgaben und regelmäßiges Treffen dazu. Vor allem Abläufe zur Planung und Generierung von Prozessen wie User Story Mapping und die Visualisierung der notwendigen Arbeitsschritt für alle Beteiligten sind effektive Werkzeuge.
  • Umstellen von Outlook auf optimierte Zusammenarbeit. Jeder nutzt sein Outlook irgendwie anders. Dabei ist das Grundprinzip sehr einfach. Arbeite emailorientiert, aufgabenorientier oder kalenderorientiert. Versuche nicht das zu sehr zu mischen. Um zu wissen welcher Typ Du bist, ist es wichtig Dich und Dein Team zu analysieren und die passenden Aspekte herauszuarbeiten. Und erst dann kann man Prozesse für die Zusammenarbeit mit Outlook im Team definieren. Und erst dann wird sich eine Effektivitätssteigerung im Team bemerkbar machen, denn wenn alle ähnlich arbeiten ist eine Skalierung der Organisationsprozesse erst möglich, ohne dazu neue und unnötige Tools einzuführen. Outlook kann vieles leisten, braucht aber durchaus ein paar Gedanken für die optimierte Zusammenarbeit vorher.
  • Richtig Meetings. Kurz knapp, lösungsorientiert aber keinenfalls eine Diskussionsforum. Denn auch Meetings brauchen eine spezielle Struktur, damit diese effektiv sind. Im agilen Denken, bei dem jeder Verantwortlichkeit für den Gesamtprozess übernimmt, sollte auch darauf geachtet werden, dass Meetings nicht aus der Reihe laufen. Einfach Regeln sind:
    • Jeder hält sich kurz
    • Jeder hört zu – Handys weg
    • Jeder respektiert die Meinung Anderer
    • Aufgaben sollten aus den Meetings heraus generiert werden, nicht Entscheidungen.
    • Meetings, die dazu dienen, abzufragen, wie der Stand der Dinge ist und was als nächste stattfindet, sollten als Standup-Meetings organisiert werden und 15 Minuten nicht überschreiten
    • Meetings die trotzdem für Entscheidungen genutzt werden sollten, nicht mehr als 3 Personen enthalten.
    • Nur unbedingt notwendige Personen sind einzuladen.
    • Ein Meeting soll in einem UP Zustand ablaufen. Das es geht darum sich ein einen motivierten “Yes we can” Modus zu bringen.
    • Die Methode Lean Coffee sollte eingeführt werden – Einfach gesagt: Schreiben Sie auf ein Whiteboard :
      Zur Diskussion  |  Wird gerade Diskutiert |  Verschoben  |Diskutiert und abgestimmt
      Darunter finden Sie die üblichen gelben Zettel, welche im Laufe des Meetings sich bewegen
    • Scheuen Sie nicht eine Stoppuhr im Meeting einzusetzen.
  • Aufgaben sollten genügend kleine Chunks haben und klar vorher zeitlich geschätzt werden. Denn Stress erschaffen Aufgaben ohne Zeitlimit oder mit der “Am besten sofort” Variante. Das ist etwas, was kein Mensch, der selbstverantwortlich seine Aufgaben organisiert schaffen kann. Chefs, die dies nicht respektieren sind oft Killer agiler Prozesse.

Und das ist alles erst der Anfang von dem was ein agiles Team an Zeitmanagement erschaffen kann.

Fazit: Es gilt umzudenken und die neuen Methoden des agilen Zeitmanagements mit in die tägliche Arbeit einzubauen. Hilfreich ist hier auch ein agiler Moderator oder Trainer. Dies ist ein Teil meiner Beratungstätigkeit im Unternehmen geworden und der Erfolg der Teams ist sichtbar. Und ich habe noch  nie einen Teilnehmer gehabt, der sagte, dass er das nochmals lernen müsste, da die Methoden einfach und klar sind.